提案依頼書の作成
企業サイトの構築をする時には、自社内のスタッフのみで行うのではなく、業務を委託したり、外注することも多いです。
その際には、RFP、つまり提案依頼書を作成するのが一般的です。
これは発注先候補である業者に対して具体的な提案をするための依頼書となります。
RFPにはどのようなシステムが必要であるのか、その概要や調達条件、構成要件といったことを記述します。
情報システム業界では、あいまいな発注が多かったり、口約束をすることにより、発注を受けた企業が混乱してしまうことが多かったです。
それによって、納期が遅れてしまったり、システム障害が起きてしまうという問題があったため、このような状況を改善するために、仕事を依頼する際にはRFPを作成することが重要であるという認識が広まりました。
RFPを提示することによって、それぞれの業者から提案を受けます。
その提案の内容を比べて、より精度の高い仕事をしてくれそうな業者を選びます。
自分達の目的を達成するために最適なパートナーを得るためには、きちんとしたRFPを作成しなければいけません。
RFP作成のポイント
RFPにどのような内容を盛り込むべきなのかは、プロジェクト用件によって異なります。
たとえば、企業サイトのリニューアルに関するプロジェクトを依頼する場合には、事業概要やプロジェクトの目的といった基本的な部分から、サイト品質用件やシステム環境、契約条件などを明らかにします。
できるだけ具体的な項目を記入して、RFPを受け取った業者が分かりやすいようにしましょう。
RFPでは全体像を明確にすることが大切です。
最終的な目標を決めて、そのためのスケジュールや予算なども具体的に含めることによって、分かりやすいものとなります。
提案の用件に関してはきちんと具体的に示しましょう。
最低限必要な項目としては、開発の目的と成果、スケジュール、予算です。
また、発注先企業と自社の役割分担を明確にしておきましょう。
たとえば、WEBサイト作成に関して、すべてを発注先に委ねてしまうのか、その一部分だけを依頼するのかははっきりさせておかないと混乱をまねきます。
また、RFPを作成する段階ではまだ分からないことや迷っていることがあるかもしれません。
その時には、それらの点についてきちんと伝えておきましょう。
特にIT関連の知識やスキルのない方がPRFを作成するならば、発注先企業にいるプロの方達に相談をして、疑問点を解決しておくことが大切です。
できる限りの情報提供をすることは重要です。
もちろん、すべての情報を提供することは難しいでしょうが、WEBサイトを構築するために必要な情報はできる限り提供するべきです。
雛形に関してはこだわる必要はなく、分かりやすくてシンプルな内容となっていればそれでいいです。